Definisi Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama.Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi..
Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut.
• Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama ..
• James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
• Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
• Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.
Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup. Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.
Pengorganisasian (organizing) merupakan suatu cara pengaturan pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan di antara para anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien (Stoner, 1996). Sedangkan T Hani Handoko (1999) memberikan pengertian pengorganisasian adalah proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya.
Proses Pengorganisasian
Menurut Stoner (1996) langkah-langkah dalam proses pengorganisasian terdiri dari lima langkah:
1. Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi
2. Membagi beban kerja ke dalam kegiatan-kegiatan yang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang.
3. Mengkombinasi pekerjaan anggota perusahaan dengan cara yang logis dan efisien
4. Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis
5. Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.
Menurut T Hani Handoko (1999) proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur sebagai berikut:
1. Pemerincian seluruh kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja ini sebaiknya tidak terlalu berat juga tidak terlalu ringan.
3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.
Bagan Organisasi
Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan hubungan di antaranya. Bagan organisasi memperlihatkan lima aspek utama suatu struktur organisasi:
1. Pembagian kerja.
2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah.
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
Bentuk-bentuk bagan organisasi terdiri dari:
1. Bentuk piramid. Bentuk yang paling banyak digunakan karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti. Contohnya :
2. Bentuk vertikal. Bentuk yang agak menyerupai bentuk piramid dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya.
4. Bentuk lingkaran. Bagan ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain. Contohnya :
Departementalisasi
Ada beberapa cara di mana organisasi dapat memutuskan pola organisasi yang akan digunakan untuk mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk dilaksanakan. Proses ini disebut departementalisasi. Bentuknya adalah atas dasar:
1. Fungsi: pemasaran, akuntansi, produksi, atau keuangan
2. Produk atau jasa: divisi mesin cuci, lemari es, televisi atau radio
3. Wilayah: divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah
4. Langganan: penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah
5. Proses atau peralatan: departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian
pembungkusan
6. Waktu: shift pagi, shift siang, shift malam
7. Pelayanan: kelas bisnis, kelas ekonomi, kelas turis (pelayanan pesawat terbang)
8. Alpha-numerical: bisa digunakan pada pelayanan telepon, misalnya nomor 00000 – 5000 ditempatkan dalam satu departemen
9. Proyek dan Matriks: digunakan oleh perusahaan-perusahaan konstruksi dengan
teknologi tinggi, dan perusahaan konsultan.
Departementalisasi Fungsional
Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan yang sejenis dalam suatu organisasi. Kebaikan departementalisasi fungsional adalah menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi utama, menciptakan efisiensi, memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat. Sedangkan keburukannya adalah terjadinya konflik antar fungsi, kemacetan tugas, pandangan yang sempit.
Contoh Bagan Organisasi Fungsional
Departementalisasi DivisionalDepartementalisasi divisional adalah pembagian divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses. Kebaikan departementalisasi divisional adalah pekerjaan dapat lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi, kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat. Kelemahannya adalah kepentingan divisi ditempatkan di atas tujuan organisasi keseluruhan, meningkatkan biaya administrasi (karena setiap divisi mempunyai anggota staff dan spesialis tersendiri).
Contoh Bagan Organisasi Divisional atas dasar produk
Organisasi Proyek dan Matriks
Bentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipe departementalisasi campuran (hybrid design). Kedua struktur organisasi ini berusaha menggabungkan kebaikan-kebaikan dari dua tipe departementalisasi di atas.
Kebaikan organisasi proyek dan matriks adalah sebagai berikut:
1. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer-manajer fungsional
2. Mengembangkan keterampilan pegawai.
3. Memotivasi karyawan tentang pandangan manajemen menengah terhadap masalah-masalah strategik perusahaan
4. Memberikan fleksibilitas dan mengembangkan kreativitas
5. Menstimulasi kerjasama antar disiplin
6. Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan
Kelemahan organisasi proyek dan matriks adalah:
1. Pertanggungjawaban ganda
2. Memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal
3. Memerlukan lebih banyak keterampilan
4. Mendorong pertentangan kekuasaan dan perdebatan
5. Sangat mahal untuk diimplementasikan
Contoh Bagan Organisasi Matriks
KOORDINASI
Adalah proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien
PENDEKATAN KOORDINASI YANG EFEKTIF
•Teknik manajemen dasar
•Meningkatkan koordinasi potensial
•Mengurangi kebutuhan akan koordinasi
RENTANG MANAJEMEN
Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulituntuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif.
Agar langkah-langkah kegiatan yang terkoordinasi dapat terwujud perlu di susun tim koordinasi yang mencerminkan keterpaduan unit-unit terkait yang terlihat dari kegiatan tersebut. Disamping itu akan terlihat peran masing-masing anggota tim termasuk tanggung jawabnya dalam masing-masing langkah kegiatan. Untuk melengkapi pentingnya koordinasi ini akan di bicarakan sebagai berikut:
A.Kebutuhan akan Koordinasi.
Kebutuhan koordinasi menurut Stoner dan Walker dapat di bedakan menjadi 3 variasi:
1. Kebutuhan koordinasi atas ketergantungan kelompok (pooled interdependence). Terjadi apabila organisasi tidak tergantung satu sama lain untuk melaksanakan suatu pekerjaan sehari-hari, tetapi tergantung pada prestasi yang memadai dari setiap unit demi tercapainya hasil akhir.
2. Kebutuhan koordinasi atas ketergantungan sekuensial (sequential interdependence). Kebutuhan ini tercermin pada suatu unit organisasi yang harus melaksanakan kegiatan terlebih dahulu sebelum unit-unit selanjutnya dapat bertindak.
3. Kebutuhan koordinasi atas ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence) ketergantungan timbal balik melibatkan hubungan saling memberi dan menerima dan saling menguntungkan di antara unit-unit.
B. Masalah dalam Pencapaian Koordinasi.
Masalah koordinasi banyak terjadi pada ketergantungan sekuensial dan ketergantungan timbal-balik. Ini di karenakan munculnya perbedaan dalam sikap dan gaya kerja berbagai individu dan bagian/unit di dalam organisasi. Perbedaan-perbedaan yang efektifitas koordinasi adalah:
1. Perbedaan dalam Orientasi Terhadap Tujuan Tertentu.
Terjadi apabila anggota berbeda dalam mengembangkan pandangan nya sendiri dalam mencari cara terbaik untuk meningkatkan kepentingan perusahaan.
2. Perbedaan dalam Orientasi Waktu.
Terjadi apabila salah satu unit yang lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus segera di tanggulangi, sedangkan unit yang lain lebih memusatkan perhatiannya kepada masalah-masalah yang memerlukan waktu lama.
3. Perbedaan Orientasi Antar Pribadi.
Terjadi apabila produksi ingin meningkatkan produknya dengan meningkatnya permintaan pasar, sedangkan unit perbekalan ingin mengurangi jumlah bahan yang di perlukan karena menipisnya dan sulitnya mencari bahan baku.
4. Perbedaan dalam Formulasi Struktur.
Terjadi apabila unit produksi dalam mengevaluasi kemajuan dengan mengukur imbalan kepada karyawan dengan tercapainya sasaran, sedangkan unit personalia dalam mengevaluasi kemajuan dengan mengukur kinerja yang di capai karyawan dengan kinerja yang di capai sebelumnya.
C. Pendekatan dalam Pencapaian Koordinasi yang Efektif.
Pendekatan ini dapat di tempuh dengan dua jalan yaitu:
1. Pendekatan Potensi Koordinasi.
Pendekatan koordinasi ini meliputi sistem:
a. Sistem Informasi Vertical.
Adalah suatu sistem di mana informasi dapat di kirimkan ke atas dan kebawah jenjang organisasi. Misalnya penanganan IDT (inpres desa tertinggal) dari menteri dalam negeri sampai ke desa tertinggal dan sebaliknya.
b. Sistem Informasi Lateral.
Sistem ini mengabaikan rantai komando. Hubungan lateral (hubungan ke samping atau sejajar) ini memungkinkan adanya pertukaran informasi yang di butuhkan dapat di pertanggung jawabkan. Misalnya dalam kasus tanah perlu adanya informasi lateral atau badan pertanahan nasional, departemen dalam negeri, departemen kehutanan, dan departemen kehutanan.
c. Sistem Informasi Manajer Penghubung.
Manajer penghubung mempunyai wewenang formal atas semua unit yang terlibat dalam sebuah proyek. Manajer penghubung perlu di laksanakan apabila di perkirakan koordinasi secara efektif tidak berhasil di laksanakan.
2. Pendekatan Struktur.
Pendekatan ini di lakukan apabila perusahaan merasakan adanya iklim yang tidak sehat pada unit-unit karena adanya penunpukan kegiatan pada satu unit. Pendekatan ini di kenal sebagai organisasi matrik. Yaitu mencirikan adanya satuan tugas atau proyek. Satuan tugas ini dapat di bubarkan apabila proyek telah selesai.
D. Memilih Mekanisme Koordinasi yang Cepat.
Memilih mekanisme koordinasi yang cepat di lakukan dengan kemampuan organisasi dalam mengolah informasi. Apabila kebutuhan akan koordinasi lebih besar, organisasi harus menetapkan pilihan. Apakah organisasi akan meningkatkan potensi organisasi ataukah organisasi akan mengurangi kebutuhan koordinasi. Misalnya: menyediakan sumber daya tambahan atau membentuk unit-unit yang mandiri.
Sumber :
- www.wikipedia.org
- www.Ilmumanajemen.com
- www.google.co.id
- www.yahoo.co.id
