ELEMEN SPI VERSI COSO 5 (MONITORING)

Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi.

Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus (ongoing activities), evaluasi secara terpisah (separate periodic evaluations), atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya.

Auditor perlu memahami mengenai pemantauan untuk mengetahui aktivitas pemantauan seperti apakah yang digunakan perusahaan dan bagaimana aktivitas tersebut dapat digunakan untuk mengembangkan pengendalian internal bila dibutuhkan.

Referensi :
 - www.google.co.id
 - www.wikipedia.org

ELEMEN SPI VERSI COSO 4 (INFORMASI DAN KOMUNIKASI)

Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.

Auditor harus memperoleh pengetahuan memadai tentang sistem informasi yang relevan dengan pelaporan keuangan untuk memahami:

• Golongan transaksi dalam operasi entitas yang signifikan bagi laporan keuangan

• Bagaimana transaksi tersebut dimulai

• Catatan akuntansi, informasi pendukung, dan akun tertentu dalam laporan keuangan yang tercakupalam pengolahan dan pelaporan transaksi

• Pengolahan akuntansi yang dicakup sejak transaksi dimulai sampai dengan dimasukkan ke dalam laporan keuangan, termasuk alat elektronik (seperti komputer dan electronic data interchange) yang digunkan untuk mengirim, memproses, memelihara, dan mengakses informasi

Referensi :
- www.google.co.id
- www.wikipedia.org

ELEMEN SPI VERSI COSO 3 (AKTIVITAS PENGENDALIAN)

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dengan audit dapat digolongkan sebagai kebijkan dan prosedur yang berkaitan dengan berikut ini:

• Review terhadap kinerja

• Pengolahan informasi

• Pengendalian fisik

• Pemisahan tugas

Aktivitas pengendalian dapat dikategorikan sebagai berikut:

Pengendalian Pemrosesan Informasi 

Hal ini berkaitan dengan proses otorisasi, kelengkapan dan keakuratan data keuangan. Pengendalian pemrosesan informasi digolongkan menjadi dua (2), yaitu: 

1. Pengendalian umum

2. Pengendalian aplikasi 

Pengendalian yang ditujukan untuk pemrosesan tipe-tipe transaksi baik di lingkungan komputer maupun manual dapat diklasifikasikan sebagai berikut: 

1. Otorisasi yang tepat (setiap bukti transaksi diotorisasi secara tepat sehingga tidak ada bukti yang melewati prosedur otorisasi) 

2. Pencatatan dan dokumentasi (semua bukti transaksi telah dicatat dan didokumentasikan dan bila akan diperiksa, dapat dilacak kembali) 

3. Pemeriksaan independen 

4. Pemisahan tugas 

5. Pengendalian fisik 

6. Telaah kinerja 

Pengembangan atas aktivitas pengendalian berkaitan dengan kebijakan dan prosedur dapat dijabarkan dalam lima (5) aktivitas pengendalian berikut: 

1. Pemisahan tugas 

2. Otorisasi yang jelas atas transaksi dan aktivitas 

3. Pendokumentasian dan pencatatan 

4. Pengendalian fisik atas assets dan catatan 

5. Pengecekan secara independen atas kinerja 

Referensi : 

- www.google.co.id 

- www.wikipedia.org

ELEMEN SPI VERSI COSO 2 (PENAKSIRAN RESIKO)

Penaksiran risiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola.

Penetuan risiko tujuan laporan keuangan adalah identifikasi organisasi, analisis, dan manajemen risiko yang berkaitan dengan pembuatan laporan keuangan yang disajikan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berterima umum.

Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan sebagai berikut:

• Perubahan dalam lingkungan operasi

• Personel baru

• Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki

• Teknologi baru

• Lini produk, produk, atau aktivitas baru

• Restrukturisasi korporasi

• Operasi luar negeri

• Standar akuntansi baru

Semua entitas memiliki risiko tergantung dari ukuran, struktur, sifat, atau jenis dari perusahaan. risiko tersebut dapat berupa risiko eksternal dan internal dan semua harus bisa dikendalikan.

Perubahan ekonomi, industri, regulasi serta kondisi operasi memungkinkan timbulnya risiko berbeda yang harus segera dapat diatasi oleh manajemen. Auditor berkepentingan untuk memahami mengenai pengetahuan tentang penilaian risiko yang dilakukan oleh manajemen, seperti pengidentifikasian risiko terhadap laporan keuangan, pengevaluasian kemungkinan terjadinya, keputusan manajemen atas tindakan yang akan dilakukan.

Referensi :

- www.google.co.id

- www.wikipedia.org

ELEMEN SPI VERSI COSO 1 (LINGKUNGAN PENGENDALIAN)

Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalain orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur.

Beberapa faktor yang berpengaruh di dalam lingkungan pengendalian antara lain:

• Integritas dan Nilai Etik

Merupakan etika entitas yang dimiliki dan standar perilaku yang berlaku serta bagaimana mereka mengkomunikasikan dan mengaplikasikan dalam praktik.

• Komitmen terhadap kompetensi

Kompetensi merupakan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

• Dewan Direksi dan Komite Audit

Jajaran direktur yang efektif adalah yang independen terhadap manajemen. Komite audit bertanggung jawab sebagai komunikator, baik bagi internal auditor maupun eksternak auditor.

• Gaya Manajemen dan Gaya Operasi

Pemahaman dan aspek-aspek tentang filosofi manajemen dan gaya operasi memberi auditor suatu pemahaman mengenai sikap manajemen terhadap pengendalian intern.

• Struktur Organisasi

Pemahaman struktur organisasi memberi gambaran bagi auditor mengenai manajemen dan elemen-elemen fungsional dari bisnis dan bagaimana pengendalian diimplementasikan.

• Pemberian Wewenang dan Tanggung Jawab

Memberi pemahaman mengenai pengendalaian dan cara-cara yang digunakan untuk pengendalian, perencanaan formal organisasi dan operasi, penugasan karyawan dan kebijakan yang dimiliki entitas

• Praktek dan Kebijakan Sumber Daya Manusia 

Sumber daya manusia merupakan aspek penting dalm pengendalian intern. Pengendalian intern yang dikembangkan entitas berusaha untuk mengatur, menjaga tindakan-tindakan yang dilakukan manusia dalam entitas. 

Referensi : 

- www.google.co.id 

- www.wikipedia.org

ELEMEN-ELEMEN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN VERSI COSO

Menurut COSO (Committee Of Sponsoring Organization of The Treadway Commissions) terdapat 5 unsur dan 26 sub komponennya yaitu : 

1. Lingkungan Pengendalian 

a) Integritas dan Nilai Etika 

b) Komitmen pada kompetensi 

c) Filosofis manajemen dan gaya operasi 

d) Struktur organisasi 

e) Penetapan otoritas dan pertanggungjawaban 

f) Kebijakan dan prosedur SDM 

2. Penilaian Resiko

a) Perumusan tujuan secara keseluruhan 

b) Perumusan tujuan instansi pada tingkat kegiatan 

c) Identifikasi resiko 

d) Analisis resiko 

e) Mengelola Resiko 

3. Aktivitas Pengendalian

a) Review pencapaian kinerja utama instansi pemerintah oleh jajaran pimpinan instansi pemerintah yang bersangkutan 

b) Pembinaan SDM untuk mencapai hasil yang diharapkan 

c) Pemrosesan informasi 

d) Pengendalian fisik aset rawan untuk menjaga dan mengamankan aset 

e) Penetapan dan pemantauan indikator dan ukuran kerja 

f) Pemisahan tugas dan tanggung jawab penting diantara pegawai yang berbeda untuk mengurangi kesalahan, pemborosan atau kecurangan 

g) Pelaksanaan transaksi dan kejadian berdasarkan otorisasi dan dilaksanakan oleh pengawas yang layak 

h) Pencatatan transaksi dan kejadian penting lainnya diklasifikasikan dan dicatat secara layak 

i) Pembatasan akses dan pertanggungjawaban atas sumber daya dan pertanggungjawaban atas penyimpangan ditetapkan 

j) Pengendalian intern dan semua transaksi serta kejadian penting lainnya didokumentasikan dengan jelas 

4. Informasi dan Komunikasi 

a) Informasi 

b) Komunikasi 

 5. Monitoring 

a) Monitoring kegiatan yang sedang berjalan 

b) Evaluasi yang terpisah 

c) Tindak lanjut atas temuan audit 

Referensi : 

- www.google.co.id 

- www.wikipedia.org

PENGERTIAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

Pengendalian intern atau internal control didefinisikan sebagai suatu proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan sistem teknologi informasi, yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu. 

Pengendalian intern merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Ia berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud (seperti mesin dan lahan) maupun tidak (seperti reputasi atau hak kekayaan intelektual seperti merek dagang). 

Untuk menjaga agar sistem internal control ini benar-benar dapat dilaksanakan, maka sangat diperlukan adanya internal auditor atau bagian pemeriksaan intern. Fungsi pemeriksaan ini merupakan upaya tindakan pencegahan, penemuan penyimpangan-penyimpangan melalui pembinaan dan pemantauan internal control secara berkesinambungan. 

Bagian ini harus membuat suatu program yang sistematis dengan mengadakan observasi langsung, pemeriksaan dan penilaian atas pelaksanaan kebijakan pimpinan serta pengawasan sistem informasi akuntansi dan keuangan lainnya. Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern adalah sbb: 

• Menjaga kekayaan organisasi. 

• Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi. 

• Mendorong efisiensi. 

• Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. 

Sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu : 

• • Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi. Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi. 

• • Pengendalian Intern Administratif (Feedback Controls) Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi). Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil tindakan. 

Referensi : 

- www.google.co.id 

- www.wikipedia.org

HAMBATAN PASIF DALAM SISTEM

Hambatan pasif mencakup kesalahan-kesalahan sistem, termasuk gangguan alam, seperti gempa bumi, banjir, kebakaran, dan badai. Kesalahan sistem mewakili kegagalan peralatan komponen seperti kelemahan disk, kekurangan tenaga, dan sebagainya. Contoh dari hambatan pasif yaitu : 

1. Bencana (disaster) 

Perangkat keras komputer, program-program, file-file data, dan peralatan-peralatan komputer lain dapat dengan seketika hancur oleh karena adanya bencana, seperti: kebakaran, hubungan arus pendek (listrik), tsunami, dan bencana-bencana lainnya. Jika bencana inimenimpa, mungkin perlu waktu bertahun-tahun dan biaya yang cukup besar (jutaan dan bahkan mungkin milyaran rupiah) untuk merekonstruksi file data dan program komputer yang hancur. Oleh karenanya, untuk pencegahan atau meminimalkan dampak dari bencana, setiap organisasi yang aktivitasnya sudah memanfaatkan teknologi informasi biasanya sudah memiliki: 

a. Rencana Kesinambungan Kegiatan (pada perusahaan dikenal dengan Bussiness Continuity Plan) yaitu suatu fasilitas atau prosedur yang dibangun untuk menjaga kesinambungan kegiatan/layanan apabila terjadi bencana 

b. Rencana Pemulihan Dampak Bencana “disaster recovery plan”, yaitu fasilitas atau prosedur untuk memperbaiki dan/atau mengembalikan kerusakan/dampak suatu bencana ke kondisi semula. Disaster recovery plan ini juga meliputi kemampuan untuk prosedur organisasi dan “back up” pemrosesan, penyimpanan, dan basis data. 

2. Sistem Pengamanan (security) 

Merupakan kebijakan, prosedur, dan pengukuran teknis yang digunakan untuk mencegah akses yang tidak sah, perubahan program, pencurian, atau kerusakan fisik terhadap sistem informasi. Sistem pengamanan terhadap teknologi informasi dapat ditingkatkan dengan menggunakan teknik-teknik dan peralatan-peralatan untuk mengamankan perangkat keras dan lunak komputer, jaringan komunikasi, dan data. 

3. Kesalahan (errors) 

Komputer dapat juga menyebabkan timbulnya kesalahan yang sangat mengganggu dan menghancurkan catatan atau dokumen, sertaaktivitas operasional organisasi. Kesalahan (error) dalam sistem yang terotomatisasi dapat terjadi di berbagai titik di dalam siklus prosesnya, misalnya: pada saat entri-data, kesalahan program, operasional komputer, dan perangkat keras. 

Referensi : 

- www.google.co.id 

- www.wikipedia.org

HAMBATAN AKTIF DALAM SISTEM

Hambatan aktif mencakup penggelapan terhadap komputer dan sabotase terhadap komputer Terdapat sedikitnya lima metode yang dapat dipakai oleh orang untuk melakukan penggelapan komputer. Metode-metode ini adalah menipulasi masukan, gangguan program, gangguan berkas secara langsung, pencurian data, dan sabotase,. Contoh hambatan aktif dalam suatu sistem yaitu : 

1. Manipulasi Masukan. 

Dalam sebagian besar kasus penggelapan computer, manipulasi masukan merupakan salah satu metode yang digunakan. Metode ini hanya membutuhkan sedikit kemampuan teknis saja. Orang yang menggangu masukan computer bisa saja sama sekali tidak tahu bagaimana computer beroperasi. 

2. Gangguan Program. 

Gangguan program barangkali merupakan metode yang paling sedikit digunakan dalam penggelapan computer. Ini karena untuk melakukannya dibutuhkan kemampuan pemrograman yang hanya dipunyai oleh sedikit orang saja. Juga, di banyak perusahaan besar terdapat metode pengujian program yang dapat digunakan untuk mendeteksi program yang diganggu. 

3. Gangguan berkas secara langsung. 

Dalam beberapa kasus, ada orang-orang yang melakukan potong jalur terhadap proses normal untuk pemasukan data ke program-program computer. Jika ini terjadi, maka akibatnya sangat merusak. 

4. Pencurian data. 

Pencurian data terhadap data-data penting merupakan masalah serius dalam bisnis sekarang ini. Dalam banyak indurstri yang sangat kompetitif, telah terjadi pencurian informasi kuantitatif maupun kualitatif mengenai pesaing. 

5. Sabotase. 

 Sabotase komputer menciptakan bahaya serius terhadap instalasi komputer. Pengrusakan terhadap komputer atau perangkat lunak dapat mengakibatkan kebangkrutan perusahaan. Karyawan-karyawan yang tidak puas, khususnya yang dipecat, biasanya menjadi sumber sabotase terhadap sistem komputer. Dalam beberapa kasus, para pengganggu dapat memanfaatkan sabotase untuk menutupi penggelapan yang ia lakukan. Sebagai contoh, seseorang dapat mencuri berkas master dan kemudian ia menutupi ia perbuatannya dengan menyabotase disk komputer atau media lain. 

Referensi : 

- www.google.co.id 

- www.wikipedia.org

KERENTANAN DALAM SISTEM

Kerentanan adalah kelemahan dalam sistem, Kerentanan dan Penyalahgunaan sistem ketika sejumlah data penting dalam bentuk digital, maka data tersebut rentan terhadap berbagai jenis ancaman, dari pada data yang tersimpan secara manual. ancaman-ancaman tersebut bisa saja berasal dari faktor teknis, organisasi, dan lingkungan yang diperparah oleh akibat keputusan manajemen yang buruk. Dari pengalaman berbagai organisasi, salah satu hal yang dibutuhkan dalam pemanfaatan system informasi adalah bagaimana setiap organisasi dapat memastikan bahwa sistem informasi yang ada memiliki sistem pengamanan dan pengendalian yang memadai. Penggunaan system informasi di organisasi bukannya tanpa risiko. 

Penggunaan atau akses yang tidak sah, perangkat lunak yang tidak berfungsi, kerusakan pada perangkat keras, gangguan dalam komunikasi, bencana alam, dan kesalahan yang dilakukan oleh petugas merupakan beberapa contoh betapa rentannya sistem informasi menghadapi berbagai risiko dan potensi risiko yang kemungkinan timbul dari penggunaan sistem informasi yang ada. 

Beberapa hal yang menjadi tantangan manajemen menghadapi berbagai risiko dalam penggunaan sistem informasi yaitu: 

A. Bagaimana merancang sistem yang tidak mengakibatkan terjadinya pengendalian yang berlebih (overcontrolling) atau pengendalian yang terlalu lemah (undercontrolling). 

B. Bagaimana pemenuhan standar jaminan kualitas (quality assurance) dalam aplikasi sistem informasi. Mengapa sistem informasi begitu rentan? Data yang disimpan dalam bentuk elektronis umumnya lebih mudah atau rawan sekali terhadap ancaman atau gangguan yang mungkin timbul, dibanding jika data tersebut disimpan secara manual. 

Beberapa ancaman dan gangguan yang mungkin terjadi dan berpengaruh terhadap sistem informasi, adalah sebagai berikut: 

1. Kerusakan perangkat keras. 

2. Perangkat lunak tidak berfungsi. 

3. Tindakan-tindakan personal. 

4. Penetrasi akses ke terminal. 

5. Pencurian data atau peralatan. 

6. Kebakaran. 

7. Permasalahan listrik. 

8. Kesalahan-kesalahan pengguna. 

9. Program berubah. 

10. Permasalahan-permasalahan telekomunikasi. 

Kemajuan dalam telekomunikasi dan perangkat lunak dan keras computer secara signifikan juga memberikan kontribusi atas meningkatnya kerentanan dan gangguan terhadap sistem informasi. Melalui jaringan telekomunikasi, informasi disebarkan atau dihubungkan ke berbagai lokasi. Kemungkinan adanya akses yang tidak sah, gangguan atau kecurangan dapat saja terjadi baik di satu atau beberapa lokasi yang terhubung. Semakin kompleksnya perangkat keras juga menciptakan kemungkinan terjadinya peluang untuk penetrasi dan manipulasi penggunaan sistem informasi. 

Pertumbuhan dan penggunaan yang pesat internet dalam berbagai aktivitas juga mengundang timbulnya berbagai gangguan terhadap system informasi. Dua hal yang menjadi perhatian di sini adalah masalah hackers dan virus. Hacker adalah seseorang yang melakukan akses yang tidak sah ke jaringan komputer untuk tujuan mencari keuntungan, kriminal, atau hanya untuk sekedar kesenangannya. Sedangkan virus adalah program yang mengganggu dan merusak file yang ada dalam komputer, serta sulit untuk dideteksi. Virus ini dapat cepat sekali menyebar, menghancurkan file, dan mengganggu pemrosesan dan memory sistem informasi. Umumnya, untuk mencegah penyebaran virus yang menyerang, digunakan program khusus anti virus yang didesain untuk mengecek sistem computer dan file yang ada dari kemungkinan terinfeksi oleh virus komputer. Seringkali, anti virus ini mampu untuk mengeliminasi virus dari area yang terinfeksi. Namun, program antivirus ini hanya dapat untuk mengeliminasi atas virus-virus komputer yang sudah ada. 

Oleh karenanya, para pengguna komputer disarankan untuk secara berkala memperbarui program anti virus mereka. Semakin meningkatnya kerentanan dan gangguan terhadap teknologi informasi telah membuat para pengembang dan pengguna system informasi untuk menempatkan perhatian yang khusus, terutama terhadap permasalahan-permasalahan yang dapat menjadi kendala untuk penggunaan sistem informasi secara memadai.

Referensi :

- www.google.co.id

- www.wikipedia.org

DATA FLOW DIAGRAM

Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut.
Kita dapat menggunakan DFD untuk dua hal utama, yaitu untuk membuat dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi untuk sistem informasi yang baru.
Empat simbol yang digunakan :

Ada 3 (tiga) jenis DFD, yaitu ;
•    Context Diagram (CD)
•    DFD Fisik
•    DFD Logis

DFD Level
 
DFD dapat digambarkan dalam Diagram Context dan Level n. Huruf n dapat menggambarkan level dan proses di setiap lingkaran.
•    Diagam Context
•    Diagram Level n
•    DFD Logis
•    DFD Fisik

Context Diagram (CD)

Jenis pertama Context Diagram, adalah data flow diagram tingkat atas (DFD Top Level), yaitu diagram yang paling tidak detail, dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar entitas-entitas eksternal. (CD menggambarkan sistem dalam satu lingkaran dan hubungan dengan entitas luar. Lingkaran tersebut menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem).

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menggambar CD;
1.     Terminologi sistem :
2.     Batas Sistem adalah batas antara “daerah kepentingan sistem”.
3.     Lingkungan Sistem adalah segala sesuatu yang berhubungan atau mempengaruhi sistem tersebut.
4.    Interface adalah aliran yang menghubungkan sebuah sistem dengan linkungan sistem tersebut.
5.    Menggunakan satu simbol proses,
Catatan:
Yang masuk didalam lingkaran konteks (simbol proses) adalah kegiatan pemrosesan informasi (Batas Sistem). Kegiatan informasi adalah mengambil data dari file, mentransformasikan data, atau melakukan filing data, misalnya mempersiapkan dokumen, memasukkan, memeriksa, mengklasifikasi, mengatur, menyortir, menghitung, meringkas data, dan melakukan filing data (baik yang melakukan secara manual maupun yang dilakukan secara terotomasi).
Nama/keterangan di simbol proses tersebut sesuai dengan fungsi sistem tersebut,
•     Antara Entitas Eksternal/Terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung
•     Jika terdapat termintor yang mempunyai banyak masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan memberikan tanda asterik ( * ) atau garis silang ( #  ).
•    Jika Terminator mewakili individu (personil) sebaiknya diwakili oleh peran yang dipermainkan personil tersebut.
•    Aliran data ke proses dan keluar sebagai output keterangan aliran data berbeda.

Diagram Level n / Data Flow Diagram Levelled

Dalam diagram n DFD dapat digunakan untuk menggambarkan diagram fisik maupun diagram diagram logis. Dimana Diagram Level n merupakan hasil pengembangan dari Context Diagram ke dalam komponen yang lebih detail tersebut disebut dengan top-down partitioning. Jika kita melakukan pengembangan dengan benar, kita akan mendapatkan DFD-DFD yang seimbang.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat DFD ialah:
•     Pemberian Nomor pada diagram level n dengan ketentuan sebagai berikut:
•    Setiap penurunan ke level yang lebih rendah harus mampu merepresentasikan proses tersebut dalam sepesifikasi proses yang jelas. Sehingga  seandainya belum cukup jelas  maka seharusnya diturunkan ke level yang lebih rendah.
•    Setiap penurunan harus dilakukan hanya jika perlu.
•    Tidak semua bagian dari sistem harus diturunkan dengan jumlah level  yang sama karena yang kompleks bisa saja diturunkan, dan yang sederhana mungkin tidak perlu diturunkan. Selain itu, karena tidak semua proses dalam level yang sama punya derajat kompleksitas yang sama juga.
•    Konfirmasikan DFD yang telah dibuat pada pemakai dengan cara top-down.
•    Aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses di level n harus berhubungan dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level n+1. Dimana level n+1 tersebut mendefinisikan sub-proses pada level n tersebut.
•    Penyimpanan yang muncul pada level n harus didefinisikan kembali pada level n+1, sedangkan penyimpanan yang muncul pada level n tidak harus muncul pada level n-1 karena penyimpanan tersebut bersifat lokal.
•    Ketika mulai menurunkan DFD dari level tertinggi, cobalah untuk mengidentifikasi external events dimana sistem harus memberikan respon. External events dalam hal ini berarti suatu kejadian yang berkaitan dengan pengolahan data di luar sistem, dan menyebabkan sistem kita memberikan respon.
•    Jangan menghubungkan langsung antara satu penyimpanan dengan penyimpanan lainnya (harus melalui proses).
•    Jangan menghubungkan langsung dengan tempat penyimpanan data dengan entitas eksternal / terminator (harus melalui proses), atau sebaliknya.
•    Jangan membuat suatu proses menerima input tetapi tidak pernah mengeluarkan output yang disebut dengan istilah “black hole”.
•    Jangan membuat suatu tempat penyimpanan menerima input tetapi tidak pernah digunakan untuk proses.
•    Jangan membuat suatu hasil proses yang lengkap dengan data yang terbatas yang disebut dengan istilah “magic process”.
•    Jika terdapat terminator yang mempunyai banyak masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan memberikan tanda asterik ( * ) atau garis silang ( #  ), begitu dengan bentuk penyimpanan.
•    Aliran data ke proses dan keluar sebagai output keterangan aliran data berbeda.

DFD Fisik
 
Adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukan entitas-entitas internal dan eksternal dari sistem tersebut, dan aliran-aliran data ke dalam dan keluar dari entitas-entitas tersebut. Entitas-entitas internal adalah personel, tempat (sebuah bagian), atau mesin (misalnya, sebuah komputer) dalam sistem tersebut yang mentransformasikan data. Maka DFD fisik tidak menunjukkan apa yang dilakukan, tetapi menunjukkan  dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sebuah sistem dilakukan. (Tidak Bahas).
Perlu diperhatikan didalam memberikan keterangan di lingkaran-lingkaran (simbol proses) dan aliran-aliran data (simbol aliran data) dalam DFD fisik menggunakan label/keterangan dari kata benda untuk menunjukan bagaimana sistem mentransmisikan data antara lingkaran-lingkaran tersebut.
Misal :
Aliran Data     : Kas, Formulir 66W, Slip Setoran
Proses        : Cleck Penjualan, Kasir, Pembukuan, dll.

DFD Logis
 
Adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukkan proses-proses dalam sistem tersebut dan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar dari proses-proses tersebut. Kita menggunakan DFD logis untuk membuat dokumentasi sebuah sistem informasi karena DFD logis dapat mewakili logika tersebut, yaitu apa yang dilakukan oleh sistem tersebut, tanpa perlu menspesifikasi dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sistem tersebut dilakukan.

Keuntungan dari DFD logis dibandingkan dengan DFD fisik adalah dapat memusatkan perhatian pada fungsi-funsi yang dilakukan sistem.
Perlu diperhatikan di dalam pemberian Keterangan/ Label;
•    Lingkaran-lingkaran (simbol proses) menjelaskan apa yang dilakukan sistem
Misal : Menerima Pembayaran, Mencatat Penjualan, Membandingkan kas dan Daftar Penerimaan, Mempersiapkan Setoran, dll.
•    Aliran-aliran data (simbol aliran data) menggambarkan sifat data.
Misal : Pembayaran (bukan “Cek”, “Kas”, “ Kartu Kredit”
          Jurnal Penjualan (bukan “Buku Penjualan”), dll
 
Usulan dari analis, beberapa hal yang umum yang mendapat perhatian dalam mendesain baru tersebut ialah:
•    Menggabungkan beberapa tugas menjadi Satu
•    Master Detail Update
•    Meminimalkan tugas-tugas yang tidak penting
•    Menghilangkan tugas-tugas yang duplikat
•    Menambahkan proses baru
•    Meminimalkan proses input
•    Menetapkan bagian mana yang harus dikerjakan komputer dan bagian mana yang harus dikerjakan manual

Contoh gambar DFD

Sumber Referensi :
- http://mti.ugm.ac.id/~panji/dinus/rpl/DATA FLOW DIAGRAM 1.doc

PENGERTIAN DASAR DAN SIMBOL FLOWCHART

Pengenalan Flowchart

Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung.

Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flowchart urutan poses kegiatan menjadi lebih jelas. Jika ada penambahan proses maka dapat dilakukan lebih mudah. Setelah flowchart selesai disusun, selanjutnya pemrogram (programmer) menerjemahkannya ke bentuk program dengan bahsa pemrograman.

Simbol-simbol flowchart

Flowchart disusun dengan simbol-simbol. Simbol ini dipakai sebagai alat bantu menggambarkan proses di dalam program.



 


Kaidah-kaidah pembuatan Flowchart

Dalam pembuatan flowchart tidak ada rumus atau patokan yang bersifat mutlak. Karena flowchart merupakan gambaran hasil pemikiran dalam menganalisa suatu masalah dengan komputer. Sehingga flowchart yang dihasilkan dapat bervariasi antara satu pemrogram dengan pemrogram lainnya.
Namun secara garis besar, setiap pengolahan selalu terdiri dari tiga bagian utama, yaitu;
• Input berupa bahan mentah
• Proses pengolahan
• Output berupa bahan jadi.
Untuk pengolahan data dengan komputer, dapat dirangkum urutan dasar untuk pemecahan suatu masalah, yaitu;
 START: berisi instruksi untuk persiapan perlatan yang diperlukan sebelum menangani pemecahan masalah.
 READ: berisi instruksi untuk membaca data dari suatu peralatan input.
 PROCESS: berisi kegiatan yang berkaitan dengan pemecahan persoalan sesuai dengan data yang dibaca.
 WRITE: berisi instruksi untuk merekam hasil kegiatan ke perlatan output.
 END: mengakhiri kegiatan pengolahan

Sumber Referensi :
- http://blog.politekniktelkom.ac.id/30109334/2012/05/30/algoritma-dan-pemrograman/